Kendala dalam procurement dan purchasing yang sering dijumpai di lapangan

Kendala dalam procurement dan purchasing yang sering dijumpai di lapangan

Khususnya bagi Anda yang tidak berkecimpung langsung dalam dunia manajerial, kadang sulit untuk membedakan antara procurement dan purchasing. Keduanya memang berkaitan, namun memiliki defisini yang berbeda. Secara sederhana, procurement adalah proses pengadaan barang. Sedangkan purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang dan jasa.

Bergantung pada besar kecilnya produk yang dibeli dan birokrasi perusahaan, procurement terdiri tiga tahapan, yakni purchasing, expediting (pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar), dan traffic (pengiriman dan memastikan barang aman sampai di tempat tujuan). Jadi bisa Anda simpulkan bahwa purchasing merupakan salah satu tahapan dari procurement.

Strategi procurement dan purchasing yang efisien harus bermuara pada ketepatan dalam lima hal, yakni kualitas, harga, waktu, layanan, dan jumlah. Lima poin itu saling berhubungan satu sama lain.

Jika dilihat lebih utuh, procurement dan purchasing bisa dibagi menjadi dua area, yaitu upstream (strategis) dan downstream (operasional). Aktivitas upstream menitikberatkan pada creating value, seperti analisa kebutuhan dan membuat kontrak yang memenuhi kebutuhan industri. Di sisi yang lain, bagian downstream melakukan capturing value, yaitu memastikan pesanan berjalan sesuai dengan kontrak yang disepakati.

Dua pihak di bagian upstream dan downstream harus saling bersinergi. Divisi upstream dapat berkontribusi dengan memberi penghematan ke perusahaan melalui negosiasi. Sedangkan tim downstream dapat memberi input ke bagian upstream agar memilih vendor terbaik.

Jika ditelaah lebih rinci, kegiatan operasional dari procurement dan purchasing mengelola banyak tahapan day to day. Beberapa diantaranya adalah membuat Purchase Order, memantau ketepatan pengiriman barang, ketepatan pembayaran ke vendor, dan memastikan delivery produk sampai tujuan.

Kendala yang sering terjadi

Perubahan Harga

Procurement dan purchasing merupakan salah satu elemen vital dalam sebuah perusahaan. Survey yang dilakukan oleh Bain & Company menuliskan bahwa sektor ini sanggup menghabiskan 25% – 60% dari total anggaran perusahaan, tergantung pada jenis industrinya. Maka dari itu, perubahan harga menjadi sebuah kendala signifikan disini.

Namun Anda harus mengerti bahwa proses procurement yang baik tidak hanya terpaku pada harga produk yang murah. Harga yang ditawarkan vendor juga harus bisa memberikan value terhadap parameter lain, seperti kualitas barang dan ketepatan waktu pengiriman.

Kegagapan terhadap perubahan harga bisa diakibatkan oleh beragam alasan, seperti pencarian barang yang masih manual sehingga tidak sanggup membandingkan harga di banyak tempat. Divisi procurement dan purchasing juga sebaiknya dibekali skill dasar dalam negosiasi, mengingat banyak yang menganggap vendor quotation adalah angka saklek. Apalagi jika sudah ada rencana untuk bekerja sama dalam jangka waktu panjang, tentu pintu negosiasi harga terbuka lebar.

Perubahan Jumlah Pasokan

Selain harga, pasokan logistik juga bisa menjadi kendala yang bisa Anda temui di sektor procurement dan purchasing. Dalam inventaris logistik, khususnya di perusahaan besar, dikenal tiga level inventaris berupa minimum stock, reorder point (titik dilakukannya order barang), dan maximum stock. Di atas kertas, ketiga angka itu mudah dipenuhi divisi procurement dan purchasing. Namun, keadaan di lapangan bisa lebih rumit dari ini.

Kita ambil contoh perihal minimum order. Pihak vendor bisa jadi memiliki aturan minimum order yang lebih tinggi daripada perusahaan Anda. Belum lagi jika terjadi perubahan jumlah pasokan yang sanggup disediakan oleh vendor. Maka dari itu, penting untuk mencoba bertransaksi dengan 2-3 vendor, sekaligus untuk melebarkan relasi perusahaan.

Miskomunikasi dengan Vendor

Komunikasi memang menjadi elemen penting di semua lini perusahaan. Pemilihan vendor yang baik dimulai dari proses seleksi yang terbuka, kredibel, dan obyektif. Hindari proses tender fraud, terlebih jika Anda berada di perusahaan besar yang memiliki birokrasi panjang. Kesalahan di satu tahap akan butuh banyak waktu untuk recovery.

Pelaku sektor procurement dan purchasing perlu memilih vendor yang kredibel. Tiga hal yang perlu diperhatikan adalah harga yang ditawarkan, kualitas barang, dan waktu pemenuhan yang sanggup dipenuhi pihak vendor. Tahapan expediting dan traffic perlu dilakukan secara profesional, agar proses pembelian terus terkontrol sampai barang tiba di tempat tujuan.

Mungkin ini bukan sebuah pendapat populer, namun kadang Anda perlu mencoba untuk mendengar nasihat vendor. Mereka adalah pihak yang lebih memahami produk, mungkin mereka bisa menawarkan inovasi dan alternatif produk yang sedang happening. Jangan takut terhadap perubahan, tetaplah terbuka terhadap ide baru.

Perencanaan Tidak Terintegrasi

Divisi procurement dan purchasing memiliki tugas untuk menyediakan logistik kepada beragam divisi dalam sebuah perusahaan. Selain kebutuhan barang rutin, beberapa pihak bisa jadi memerlukan suatu barang secara mendadak. Seringkali mereka butuh barang tambahan bahkan sebelum permintaan diajukan.

Oleh karena itu, kelancaran komunikasi antar divisi sangat dibutuhkan. Pengadaan barang yang tidak terintegrasi dan direncanakan dengan baik akan mengakibatkan beragam kerugian, seperti keterlambatan pasokan, barang yang tidak cocok dengan request divisi terkait, atau komplain dari pihak vendor.

Procurement dan purchasing merupakan salah satu sektor penting dalam sebuah perusahaan. Mengingat cukup besarnya beban anggaran yang diemban, maka aktivitas di dalamnya harus dilakukan dengan profesional dan obyektif. Miskomunikasi, baik internal maupun eksternal, dan kesalahan dalam perencanaan dapat mengakibatkan kerugian uang dan waktu bagi perusahaan.

  PELATIHAN TERKAIT

Saat ini ada lebih dari 350 event training & workshop terjadwal

Lihat di sini