Electronic Filing System & Document Management
Electronic Filing System
KELAS TATAP MUKA   SCHEDULED

Electronic Filing System & Document Management

★★★★★

Instruktur Pelatihan

Pelatihan hanya akan dijalankan bila ada
lebih dari 2 pendaftar.
5-6 Agustus 2021
09.00-16.00 WIB
Jakarta
Hotel Aryaduta Semanggi*
Hotel Kuretakeso Kemang*
*Tempat masih tentative.
Rp 5.000.000

*Harga tidak termasuk pajak

REGISTRASI

DESKRIPSI

Electronic Filing System (EFS) adalah sistem untuk mengelola berkas dokumen secara digital. Untuk bisa mengelola dokumen dengan baik dengan memanfaatkan perangkat lunak komputer atau program internet, pengguna harus memahami secara menyeluruh pengetahuan mengenai standar-standar pengelolaan dokumen elektronik.

Pelatihan Electronic Filing System ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen, baik berbentuk teks, audio maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini software yang sudah sangat familiar, yaitu Microsoft Office.

Peserta wajib membawa laptop yang telah terinstal Microsoft Office.

Tujuan Pelatihan

  • Mengetahui cara menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
  • Mampu menyusun prosedur pembuatan, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
  • Menguasai cara menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta sosialisasinya secara bijaksana.
  • Menguasai cara menjabarkan hasil audit e-Filing & menyusun langkah tindak lanjutnya.
  • Memahami tujuan, lingkup, tanggungjawab, aktivitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip professional baik arsip fisik maupun elektronik.

Target Peserta

Staff, officer, penyelia, dan manajer yang ingin mengetahui, memahami, menguasai cara untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan serta kemampuan dalam implementasi EFS di dalam organisasinya.

Outline Materi

HARI 1

Sesi 1 : Paradigma & Filosofi

  • Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
  • Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
  • Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
  • Membahas aspek hukum & legal eFiling.
  • VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.

Sesi 2 : Sharing & Studi Kasus

  • Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
  • Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
  • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
  • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
  • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
  • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
  • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
  • VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.

Sesi 3 : Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

  • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
  • Memahami indeks & kode arsip.
  • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
  • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
  • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
  • Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
  • Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Sesi 4 : Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling

  • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
  • Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
  • Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
  • Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

HARI 2

Sesi 5 : Quick Win 1

  • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
  • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
  • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.

Sesi 6 : Quick Win 2

  • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
  • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
  • Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
  • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).

Sesi 7 : Fraud Prevention & Risk Management

  • Membahas konsep dasar manajemen resiko.
  • Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
  • Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.

Sesi 8 : Disaster Recovery & Business Continuity

  • Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
  • Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
  • Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.

Fasilitas & Kelengkapan Pelatihan

  • Modul pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat pelatihan.
  • Lunch & coffee break.
  • Tidak termasuk penginapan.

Protokol Covid-19 Selama Pelatihan

Kewajiban peserta dan pengajar

  • Wajib menggunakan masker.
  • Wajib mencuci tangan secara berkala.
  • Wajib menjaga jarak.
  • Wajib memastikan diri tidak sedang mengalami gejala yang mengarah pada infeksi Covid-19 (misalnya, sedang demam atau batuk).

Kewajiban penyelenggara pelatihan

  • Memastikan ruangan dan perlengkapan pelatihan steril.
  • Menyediakan ruang kelas dengan kapasitas 50% dari biasanya.
  • Melakukan pengukuran suhu tubuh peserta sebelum memasuki hotel/tempat pelatihan.