Electronic Filing System

Electronic Filing System and Document Management

★★★★★

Instruktur Pelatihan

Kelas ini hanya dijalankan bila minimal
ada 2 peserta yang mendaftar.
7-8 Mei 2024 2 Hari
09.00-16.00 WIB
Tempat Pelatihan
Hotel Oria Wahid Hasyim*
Hotel Aryaduta Semanggi*
Jakarta

*Tempat masih tentative

Rp 5.500.000

Harga belum termasuk pajak

B O O K I N G

Electronic Filing System (EFS) adalah sistem untuk mengelola berkas dokumen secara digital. Untuk bisa mengelola dokumen dengan baik dengan memanfaatkan perangkat lunak komputer atau program internet, pengguna harus memahami secara menyeluruh pengetahuan mengenai standar-standar pengelolaan dokumen elektronik.

Pelatihan Electronic Filing System ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen, baik berbentuk teks, audio maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini software yang sudah sangat familiar, yaitu Microsoft Office.

Apa yang akan dipelajari peserta dalam pelatihan ini?

  • Menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (efiling).
  • Penyusunan prosedur, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
  • Penyusunan kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks dan lokasi arsip elektronik.
  • Menjabarkan hasil audit e-filing dan menyusun langkah tindak lanjutnya.
  • Memahami kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional.

Catatan: peserta wajib menggunakan laptop yang telah terinstal Microsoft Office.

Outline Materi

Paradigma & Filosofi

  • Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
  • Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
  • Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
  • Membahas aspek hukum & legal eFiling.
  • VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.

Sharing & Studi Kasus

  • Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
  • Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
  • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
  • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
  • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
  • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
  • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
  • VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.

Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

  • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
  • Memahami indeks & kode arsip.
  • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
  • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
  • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
  • Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
  • Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling

  • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
  • Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
  • Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
  • Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Quick Win 1

  • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
  • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
  • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.

Quick Win 2

  • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
  • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
  • Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
  • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).

Fraud Prevention & Risk Management

  • Membahas konsep dasar manajemen resiko.
  • Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
  • Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.

Disaster Recovery & Business Continuity

  • Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
  • Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
  • Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.

Metode Penyampaian

  • Materi disampaikan dengan pemaparan, diskusi dan latihan.
  • Pembelajaran berlangsung 2 hari, total durasi 12 jam.
  • Waktu pembelajaran pukul 09.00-16.00 WIB, setiap harinya.
  • Diperkaya dengan studi kasus, simulasi, roleplay, dll.

Fasilitas & Kelengkapan Pelatihan

  • Modul pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat pelatihan dari penyelenggara.
  • Makan siang, rehat kopi dan kudapan.
  • Suvenir, bila persediaan masih ada.
  • Diskon khusus bagi yang mendaftar dalam grup, lebih dari 3 orang.
  • Protokol Covid-19 selama pelatihan, bila diperlukan.
  • Tidak termasuk penginapan dan transportasi.

Membutuhkan pelatihan inhouse?
Pelatihan dengan minimal 10 peserta, silakan isi formulir permintaan proposal inhouse.

Electronic Filing System

Kelas disiarkan secara live dan interaktif, menggunakan platform video conference seperti Zoom, Team, Google Meet, dll.

Electronic Filing System and Document Management

★★★★★

Instruktur Pelatihan

Kelas ini hanya dijalankan bila minimal
ada 2 peserta yang mendaftar.
22-23 April 2024 2 Hari
09.00-15.00 WIB
Tempat Pelatihan

Online by Zoom

Rp 3.750.000

*Harga belum termasuk pajak

B O O K I N G

Electronic Filing System (EFS) adalah sistem untuk mengelola berkas dokumen secara digital. Untuk bisa mengelola dokumen dengan baik dengan memanfaatkan perangkat lunak komputer atau program internet, pengguna harus memahami secara menyeluruh pengetahuan mengenai standar-standar pengelolaan dokumen elektronik.

Pelatihan Electronic Filing System ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen, baik berbentuk teks, audio maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini software yang sudah sangat familiar, yaitu Microsoft Office.

Apa yang akan dipelajari peserta dalam pelatihan ini?

  • Menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (efiling).
  • Penyusunan prosedur, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
  • Penyusunan kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks dan lokasi arsip elektronik.
  • Menjabarkan hasil audit e-filing dan menyusun langkah tindak lanjutnya.
  • Memahami kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional.

Catatan: peserta wajib menggunakan laptop yang telah terinstal Microsoft Office.

Outline Materi

Paradigma & Filosofi

  • Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
  • Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
  • Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
  • Membahas aspek hukum & legal eFiling.
  • VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.

Sharing & Studi Kasus

  • Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
  • Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
  • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
  • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
  • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
  • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
  • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
  • VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.

Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

  • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
  • Memahami indeks & kode arsip.
  • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
  • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
  • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
  • Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
  • Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
  • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling

  • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
  • Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
  • Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
  • Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Quick Win 1

  • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
  • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
  • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.

Quick Win 2

  • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
  • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
  • Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
  • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).

Fraud Prevention & Risk Management

  • Membahas konsep dasar manajemen resiko.
  • Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
  • Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.

Disaster Recovery & Business Continuity

  • Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
  • Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
  • Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.

Metode Penyampaian

  • Pembelajaran dengan metodeĀ video conference by Zoom.
  • Program berlangsung selama 2 hari, total durasi 10 jam.
  • Waktu pembelajaran pukul 09.00-15.00 WIB.
  • Materi disampaikan dengan pemaparan, tanya jawab, dan latihan.

Fasilitas Training

  • Modul pelatihan dalam bentuk softcopy.
  • Sertifikat pelatihan diberikan dalam bentuk e-certificate.
  • Bila membutuhkan sertifikat cetak, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.

Ketentuan Kelas Online

Apa yang harus dilakukan peserta?

  • Menyiapkan komputer yang mendukung kamera dan mikrofon.
  • Menyiapkan koneksi internet yang stabil.
  • Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.
  • Tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali atas arahan fasilitator.

Bagaimana cara mengikutinya?

  • Proses pembelajaran menggunakan aplikasi video konferensi seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Team, dll.
  • Penyelenggara akan memberikan tautan undangan kepada peserta terdaftar.
  • Lihat cara menggunakan aplikasi video konferensi di sini.

Membutuhkan pelatihan inhouse?
Pelatihan dengan minimal 10 peserta, silakan isi formulir permintaan proposal inhouse.