Electronic Filing System (EFS) adalah sistem untuk mengelola berkas dokumen secara digital. Untuk bisa mengelola dokumen dengan baik dengan memanfaatkan perangkat lunak komputer atau program internet, pengguna harus memahami secara menyeluruh pengetahuan mengenai standar-standar pengelolaan dokumen elektronik.
Pelatihan Electronic Filing System ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen, baik berbentuk teks, audio maupun video. Perangkat lunak yang digunakan dalam pelatihan ini software yang sudah sangat familiar, yaitu Microsoft Office.
Peserta wajib membawa laptop yang telah terinstal Microsoft Office.
Pelatihan ini akan membimbing Anda untuk memahami:
- Cara menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
- Penyusunan prosedur pembuatan, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
- Cara menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta sosialisasinya secara bijaksana.
- Bagaimana menjabarkan hasil audit e-Filing & menyusun langkah tindak lanjutnya.
- Tujuan, lingkup, tanggungjawab, aktivitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip professional baik arsip fisik maupun elektronik.
Pelatihan disampaikan dalam format video conference yang interaktif. Kami telah menyesuaikan materi pelatihan untuk dibawakan secara online.
Metode Penyampaian
- Pembelajaran dengan metode video conference (live streaming).
- Pelatihan berlangsung selama 2 hari, dengan total pembelajaran 10 jam (5 jam per hari).
- Materi disampaikan dengan pemaparan, tanya jawab, dan latihan.
Materi Pelatihan
Hari Pertama
08.45-09.00 | Persiapan & Perkenalan
- Persiapan teknis
- Absensi peserta dan perkenalan
09.00-12.00
- Sesi 1 : Paradigma & Filosofi
- Perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
- Karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
- Permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
- Aspek hukum & legal eFiling.
- VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.
- Sesi 2 : Sharing & Studi Kasus
- Tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
- Contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
- Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
- Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
- Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
- Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
- Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
- VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.
12.00 – 13.00 | Istirahat
13.00 – 15.00
- Sesi 3 : Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
- Kategori & klasifikasi dokumen.
- Indeks & kode arsip.
- Hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
- Peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
- Penyusutan dokumen secara bertahap.
- Tips & Tricks: Pemakaian filing cabinet, indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses, contoh produk penyimpanan (compacto & pronto), contoh produk penyusutan arsip (ideal).
- Sesi 4 : Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling
- Alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
- Implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
- VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
- Simulasi kasus implementasi eFDM secara step-by-step, Penerapan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
- Tips & Tricks: Self-Audit & 5S/5R Patrol, Produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
Hari Kedua
09.00 – 12.00
- Sesi 5 : Quick Win 1
- Konsep pencarian menurut keyword & metadata.
- Komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
- VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.
- Sesi 6 : Quick Win 2
- Sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
- Kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
- Penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
- VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
12.00 -13.00 | Istirahat
13.00 – 15.00
- Sesi 7 : Fraud Prevention & Risk Management
- Membahas konsep dasar manajemen resiko.
- Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
- Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
- Sesi 8 : Disaster Recovery & Business Continuity
- Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
- Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
- Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
