Managing office and filing system merupakan kegiatan kantor sehari-hari yang harus dikelola dengan baik. Meski demikian, pekerjaan ini berpengaruh pada proses bisnis secara keseluruhan.
Pelatihan ini bertujuan untuk mempelajari tata kelola kantor berdasarkan sistem lean office (5S). Selain itu dipelajari juga cara pengelolaan arsip dan aset perusahaan, dan bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.
Apa yang akan didapat peserta dalam pelatihan ini?
- Mampu mempraktekan lean office (5S) di tempat kerja.
- Menguasai pengelolaan arsip perkantoran.
- Mampu mengelola aset kantor.
Program pelatihan disampaikan dalam live streaming yang interaktif. Kami telah menyesuaikan materi pelatihan untuk dibawakan secara online.
Metode Penyampaian
- Pembelajaran dengan metode video conference (live streaming).
- Pelatihan berlangsung selama 2 hari, durasi 10 jam. (5 jam per hari)
- Materi disampaikan dengan ceramah, tanya jawab, dan latihan.
Materi Pelatihan
Hari Pertama
09:00 – 12:00
Sesi 1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
- Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
- Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
Sesi 2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
- Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5
S bekerja. - Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan
Shitsuke (Rawat). - Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi
kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
12:00 – 13:00 | istirahat
13:00 – 15:00
Sesi 3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-
Business documents. - Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
- Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
- Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
Sesi 4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip
dan pemeliharaannya. - Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di
perusahaan. - Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model
pelaksanaannya.
Hari Kedua
09:00 – 12:00
Sesi 5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
- Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
- Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
- Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
- Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
- Sistem indeks dan abjad dalam filing.
Sesi 6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda
pendekatan = beda istilah. - Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP
- Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
- Peringkat kinerja dan service level.
- Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
- Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi
yang terkait.
12:00 – 13:00 | istirahat
13:00 – 15:00
Sesi 7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
- Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
- Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
- Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
- Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
Sesi 8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
- Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
- Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
- Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.
