Mengenal Istilah Ekspor Impor, Apa Itu Switch Bill of Lading?

Dunia pengiriman dan pengangkutan sangat dinamis. Beberapa perubahan dapat terjadi selama proses pengiriman. Tujuan dapat berubah, rute kargo dapat berubah, pihak penerima cargo dapat berubah, bahkan dokumen penting seperti bill of lading dapat mengalami perubahan.

Ada yang berupa perubahan sederhana, ada juga yang cukup kompleks. Dalam beberapa kasus, perubahan mengharuskan penerbitan Switch Bill of Lading.

Sebelum kita melihat apa itu Swtich Bill of Lading, mari kita tinjau terlebih dahulu bagaimana bill of lading diterbitkan. Setidaknya ada 3 kondisi  dimana Bill of Lading dapat diterbitkan, yakni:

1. Ketika Original B/L diterbitkan untuk penerima “Consignee“, maka itu disebut sebagai ” Straight B/L ”  jenis B/L ini adalah dokumen non-negotiable & non-transferabel B/L.
2. Ketika B/L bukan sebagai dokumen Original diterbitkan untuk penerima  “Consignee” maka B/L tersebut sebagai “Sea Waybill”. B/L ini juga merupakan non-negotiable & non-transferabel.
3. Ketika B/L diterbitkan dalam dalam bentuk Orignial dan dikolom “Consignee” disebutkan sebagai “to order” atau “to order of shipper” atau “to order of xyz bank”. Maka status B/L tersebut sebagai “Negotiable B/L atau Order B/L”.

Bill of lading memiliki 3 fungsi dan masing-masing jenis bill of lading di atas memenuhi satu atau lebih dari beberapa fungsi-fungsi. Fungsi B/L sebagai sebagai Bukti Kontrak Pengangkutan, Receipt of Goods dan sebagai documen of title.

Switch Bill of Lading

Switch  Bill of Lading bukan jenis lain dari bill of lading, melainkan hanyalah dokumen set kedua dari bill of lading yang mungkin dikeluarkan oleh operator atau agen mereka sebagai subtitusi dokumen set pertama yang dikeluarkan ketika pengiriman dilakukan.

Kata kunci di sini adalah “sebagai subtitusi”. Ini jelas menyiratkan bahwa dokumen set kedua B/L tidak dapat dikeluarkan sementara set pertama B/L penuh masih berjalan dan aktif.

Mengapa customer memerlukan Switch Bill of Lading ?

Customer perlu Switch  Bill of Lading karena beberapa alasan berbeda. Ketika telah terjadi perubahan kondisi perdagangan pada saat di awal, sedangkan barang telah dijual kembali dan pelabuhan tujuan kini telah berubah ke pelabuhan lain.

Penjual tidak ingin nama eksportir yang sebenarnya diketahui oleh penerima jika seandainya penerima barang mencapai kesepakatan dengan eksportir secara langsung. Penjual juga tidak ingin mengetahui pembeli untuk mengetahui negara asal barang tersebut sehingga ia meminta agar pelabuhan muat ditampilkan sebagai beberapa pelabuhan selain dari tempat muatan itu dimuat.

Hal yang bisa dan tidak bisa diubah dalam Switch Bill of Lading

Satu-satunya area aman yang dapat benar-benar diizinkan untuk diubah dalam Switch Bill of Lading adalah Shipper dan Consignee.

Elemen yang tercantum di bawah ini dapat diubah dengan ketentuan bahwa informasi baru itu benar dan benar dan tidak memengaruhi pengangkutan dan pengiriman yaitu;

1. Deskripsi barang dari pengirim.
2. Nama kapal (jika perlu).
3. Tempat dan tanggal penerbitan (jika tidak sama dengan pengiriman).
4. Barang dan pelabuhan pembuangan.

Sedangkan detail yang tidak boleh diubah adalah:

1. tempat dan tanggal pengiriman karena perubahan ini dapat memengaruhi persyaratan pengiriman berdasarkan kontrak penjualan.
2. rincian kargo termasuk jumlah paket, dimensi, berat dan ukuran.
3. informasi kargo berbahaya jika ada (ingat kargo sudah berada di atas kapal berdasarkan deklarasi kargo berbahaya asli).
4. informasi kargo seperti pengaturan suhu, pengaturan kelembaban dll (ingat kargo sudah ada di kapal berdasarkan deklarasi kargo asli).
5. Informasi Out of Gauge Cargo (OOG) Cargo jika ada (ingat kargo sudah ada di kapal berdasarkan rincian OOG asli yang dinyatakan termasuk perhitungan slot yang hilang, dll.).

Maka shipping line untuk mendapatkan konfirmasi tertulis dari shipper, tentukan secara rinci persyaratannya untuk Bill of Lading baru. Jika perubahan signifikan diminta pada detail kargo. Perlu di pertimbangkan pula untuk mendapatkan kedua bukti sebagai pendukung perubahan dan ganti rugi dari shipper jika terjadi perselisihan dengan penerima barang.

Siapa yang dapat meminta rute pelayaran untuk mengeluarkan Switch Bill of Lading?

Ini tergantung pada jalur pengiriman dan cakupannya, bill of lading dapat dialihkan ke mana saja di seluruh dunia untuk pengiriman dari mana saja ke mana saja. Misalnya dalam pengiriman dari New York ke Antwerp, bill of lading dapat dialihkan di London selama jalur pengiriman yang bersangkutan memiliki kantor di London. Biasanya switch B/L terjadi di lokasi yang mungkin tidak berada pada rute kargo.

Memastikan legalitas penerbitan Switch Bill of Lading

Meskipun tidak ada yang mengatakan secara khusus bahwa penerbitan Switch Bill of Lading adalah ilegal, tampaknya telah menjadi pandangan bersama dari hampir semua perusahaan asuransi bahwa Switch Bill of Lading yang dikeluarkan dengan kesalahan penyajian atau informasi yang bertentangan dengan dokumen set pertama, tanpa penerimaan dan pemahaman yang tegas dari pembeli adalah dokumen penipuan.

Untuk melindungi diri dari segala kemungkinan klaim yang timbul dari penerbitan Switch Bill of Lading perusahaan harus memastikan bahwa:

1. Mereka dilindungi oleh asuransi untuk penerbitan Switch Bill of Lading dan mereka memberi perusahaan asuransi mereka alasan yang tepat.
2. Mereka perlu memastikan bahwa Bill of Lading diaktifkan sebelum penyerahan kargo dan juga bahwa entitas yang meminta Switch Bill of Lading adalah pejabat yang punya otoritas untuk mengajukan permintaan.
3. Jika Negotiable B/L diterbitkan, umumnya shipper pada Bill of Lading memiliki hak untuk meminta Switch Bill of Lading, tetapi hanya sebelum pengesahan kepada pihak berikutnya atau pengiriman barang.
4. Semua dokumen B/L asli yang diterbitkan dari dokumen set pertama harus dikembalikan ke carrier operator, bebas dari segala endorsement dan dibatalkan sebelum B/L diaktifkan dan dokumen set B/L kedua dikeluarkan.
5. Poin 4 mungkin adalah poin paling penting bagi operator untuk diperhatikan dan dipastikan karena ini adalah satu-satunya cara untuk menjamin bahwa tidak ada dokumen asli lain yang beredar untuk pengiriman yang sama. Bahayanya adalah dari dua dokumen B/L yang beredar tersebut digunakan untuk bukti dokumen pengiriman satu cargo. Ini juga diperlukan untuk memastikan bahwa pihak yang mengajukan permintaan adalah benar-benar pemilik muatan dan memiliki hak untuk penyelesaian lebih lanjut.

Agen pengiriman tidak boleh mengeluarkan Switch Bill of Lading atas kemauannya sendiri berdasarkan permintaan pelanggan dan harus atas otoritas tertulis dari prinsipalnya.

Switch B/L tidak boleh berbeda dalam hal informasi yang ada pada dokumen set pertama Bill of Lading.

Jika Switch B/L pengganti berisi kesalahan informasi seperti tertulis di dalam B/L pertama, maka shipping operator akan menghadapi risiko klaim dari pihak-pihak yang telah menderita kerugian karena kesalahan informasi tersebut.

Jika agen telah diminta oleh principal untuk mengeluarkan Switch Bill of Lading berdasarkan ganti rugi dari pelanggan, agen harus memastikan untuk mendapatkan format kata-kata dari principal dan mendapatkan ganti rugi yang telah disetujui oleh principal sebelum mengeluarkan switch B/L.