Perbedaan Job Description dan Job Specification

Pernah beberapa kali saya menangani klien yang ingin dibantu dalam melakukan proses rekrutmen. Beberapa diantara perusahaan tersebut biasanya memberikan daftar kebutuhan mereka. Tidak sedikit yang masih mencampuradukan antara job description dan job specification. Padahal kedua hal tersebut jelas berbeda, dan berimplikasi pada kualitas rekrutmen itu sendiri.

Pembedaan yang jelas antara job description dan job specification sangat membantu baik pemberi kerja maupun pencari kerja untuk memahami apa yang dibutuhkan perusahaan. Kejelasan dalam dokumen job requirement mentukan kesuksesan proses rekrutmen.

Apa yang dimaksud dengan job description?

Job description adalah catatan tentang tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Catatan tersebut berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dilakukan bukan tentang pemegang pekerjaannya. Biasanya berbentuk daftar yang terdiri dari nama pekerjaan, tugas-tugas yang harus dikerjakan, lokasi, kondisi kerja, hingga risikonya.

Data-data job description didapatkan dari hasil analisis pekerjaan. Data tersebut menggambarkan apa yang sebenarnya harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa melakukannya.

Job description sebisa mungkin mencakup hal-hal berikut:

• Job identification, bagian ini menjelaskan nama pekerjaan, nama jabatan yang akan ditempati, departemen atau bagian tempat bekerja, dan dimana lokasi pekerjaannya.
• Job summary, menggambarkan isi dari pekerjaan seperti kegiatan atau tugas yang harus dilakukan. Tugas utama, tugas sekunder dan tugas lainnya harus dijelaskan secara rinci.
• Duties and responsibility, bagian ini harus menjelaskan tugas dan beban tanggung jawabnya seperti apa.
• Supervision, menjelaskan apa yang harus diawasi dalam menjalankan pekerjaan. Termasuk didalamnya berapa jumlah orang yang harus diawasi oleh yang pemegang pekerjaan.
• Relation to other jobs, ini sangat penting dalam menjaga kesinambungan pekerjaan. Harus dijelaskan baik hubungan vertikal maupun horizontal atas pekerjaan yang dimaksud. Termasuk kepada siapa pemegang pekerjaan harus melapor dan laporan siapa yang harus ia terima.
• Working conditions, bagian ini menjelasakan dalam kondisi apa pekerjaan dilakukan. Baik itu menyangkut kondisi fisik seperti panas, cahaya, kebisingan, debu dan asap, maupun kondisi psikis seperti stres, dll.
• Social environment, bagian ini menjelaskan kondisi sosial tempat kerja dilakukan. Interaksi antar pekerja dan manajemen hingga fasilitas-fasilitas terkait ruang kerja.

Apa pula yang dimaksud job specification?

Job specification adalah suatu pernyataan tentang kualifikasi minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan job description yang diminta. Pernyataan tersebut harus mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang dimaksud secara efektif.

Job specification merupakan alat penting dalam proses rekrutmen. Spesifikasi pekerjaan yang jelas membantu petugas rekrutmen dalam menentukan kandidat yang tepat.

Job specification meliputi hal-hal berikut:

• Physical characteristics, meliputi kesehatan, kekuatan, daya tahan, usia, tinggi, berat badan, penglihatan, suara, mata, koordinasi tangan dan kaki, koordinasi motorik, dan diskriminasi warna.
• Psychological and social characteristics, bagian ini menyangkut hal-hal seperti stabilitas emosional, sopan santun, inisiatif, kemampuan percakapan, dll.
• Mental Characteristics, bagian ini mencakup kecerdasan umum, memori, penilaian, kemampuan berkonsentrasi, tinjauan ke masa depan, dll.
• Personal Characteristics, bagian ini mencakup jenis kelamin, pendidikan, latar belakang keluarga, pekerjaan pengalaman, hobi, dll.

Demikian sekelumit tentang perbedaan antara job description dan job specification.

HRD SPOT menyelanggarakan pelatihan menyangkut job description, job analysis, job grading, dan job design, dengan topik sebagai berikut:

• Job Analysis and Evaluation Program
• Membuat Job Description Dengan Bantuan ChatGPT
• Teknik Menyusun Job Analysis, Job Description dan Job Design
• Job Grading and Remuneration
• Job Grading & Remuneration Using Hay System