Managing Office & Filing System
Managing Office & Filing System

Managing Office & Filing System

TRAINER

Natar Adri

Associate Trainer

Lihat profil >

WAKTU

12-13 November 2020

09.00 - 16.30 WIB

Jadwal berikutnya >

TEMPAT

Hotel Aryaduta Semanggi*
Hotel Kuretakeso Kemang*
*Tempat masih tentative.

Jakarta

HARGA

Rp 5.000.000 /peserta
Diskon khusus
*Semua harga belum termasuk PPN
BOOKING
  • Pelatihan ini masih menunggu jumlah minimum peserta terpenuhi.
  • Silahkan booking tempat terlebih dahulu untuk mendapatkan update kepastian training.

Deskripsi

Managing Office & Filing System atau manajemen kantor dan pengarsipan merupakan keseharian yang harus dikelola dengan baik. Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor.

Dalam pelatihan kali ini dipelajari tata kelola kantor berdasarkan sistem 5S (lean office) yang dipraktekan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga mempelajari pengelolaan arsip dan aset perusahaan, mencakup “master book” lokasi aset, status aset, dan penomoran aset. Ditambah bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.

Hal lain yang merupakan masalah utama dalam manajemen kantor adalah manajemen waktu diri dan atasan. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Manfaat Pelatihan

  • Peserta mendapatkan pemahaman yang lebih baik untuk mempraktekan 5S (lean office) di tempat kerja.
  • Peserta dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Target Peserta

  • Office manager
  • GA Officer
  • Sekretaris

Outline materi

Managing Office & Filing System

Sesi 1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

  • Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
  • Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
  • Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
  • Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

Sesi 2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

  • Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5
    S bekerja.
  • Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan
    Shitsuke (Rawat).
  • Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi
    kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Sesi 3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

  • 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-
    Business documents.
  • Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
  • Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
  • Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
  • Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
  • Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Sesi 4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

  • Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip
    dan pemeliharaannya.
  • Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di
    perusahaan.
  • Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model
    pelaksanaannya.

Sesi 5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

  • Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
  • Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
  • Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
  • Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
  • Sistem indeks dan abjad dalam filing.

Sesi 6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

  • Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
  • Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda
    pendekatan = beda istilah.
  • Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP
  • Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
  • Peringkat kinerja dan service level.
  • Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
  • Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi
    yang terkait.

Sesi 7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

  • Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
  • Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
  • Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
  • Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

Sesi 8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

  • Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
  • Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
  • Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
    (1) pembuatan tim,
    (2) Rencana gemba Kaizen
    (3) Rencana Implementasi
    (4) Rencana pembudayaan.

Fasilitas & Kelengkapan Training

  • Module pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat kehadiran dari penyelenggara.
  • Lunch & coffee break.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.
  • Tidak termasuk penginapan

Protokol Covid-19 Selama Pelatihan

Kewajiban peserta, pengajar, dan petugas lainya
  • Wajib menggunakan masker.
  • Wajib mencuci tangan secara berkala.
  • Wajib menjaga jarak.
Kewajiban penyelenggara pelatihan
  • Memastikan perlengkapan yang diterima peserta steril.
  • Menyediakan ruang kelas dengan kapasitas 50% dari biasanya.
  • Menyediakan hand sanitizer dan masker di ruang kelas.
  • Melakukan test suhu kepada peserta sebelum memasuki hotel.
  • Melakukan sterilisasi ruangan sebelum pelaksanaan pelatihan.
  • Menyediakan makan siang dan coffee break per orang, bukan dengan cara buffet/prasmanan.
Daftar Segera!
KLIK DI SINI