Arsip atau dokumen merupakan aset perusahaan. Apabila dikelola dengan buruk akan berimbas pada mobilitas dan kinerja perusahan tersebut. Penanganan arsip yang efektif dan efisien memerlukan sumberdaya manusia yang terampil.
Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman tentang records corporate management dan electronic filing system. Peserta juga akan dibekali dengan keterampilan untuk memilih program Electronik Document Management System (EDMS) yang sesuai dengan kebutuhan. Pelatihan ini akan memberikan dampak sangat positif bagi perusahaan yang memiliki kuantitas dokumen yang sangat besar.
Tujuan Pelatihan
- Mengetahui dan memahami pola penyimpanan arsip (document control) yang efektif, efesien, cepat dan tepat.
- Mengetahui dan memahami konsep digital filing system serta perangkat pendukungnya.
- Mengetahui dan memahami konsep Electronik Document Management System (EDMS), konfigurasi dan ilustrasi prosesnya.
- Mengetahui dan memahami penggunaan dari software aplikasi EDMS lengkap dengan penggunaan scanner.
Target Audiens
- Para arsiparis (petugas arsip) dan pengolah data.
- Petugas administrasi dan sekretaris
- Siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun perusahaan.
Outline Materi
- Sistem Pemberkasan Dokumen Pendekatan Praktis
- Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis
- Prinsip klasifikasi
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis
- Klasifikasi angka: sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik.
- Pengindeksan dan kualitas indeks
- Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC)
- Pengindeksan alfabetikal
- Prosedur pemeliharaan berkas
- Pengawasan berkas
- Pengelompokan berkas
- Disposisi
- Pengelolaan ruang berkas
- Masalah umum pemberkasan
- Manajemen Dokumen Elektronik
- Perencanaan, survei dokumen dan informasi
- Penilaian dokumen dan informasi
- Metadata dan kebijakan
- Strategi kontekstual
- Pengawasan akses
- Keamanan, kualitas, dan preservasi informasi
- Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
- Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
- Isu legalitas arsip digital
- Prosedur alih media/imaging document
- Kategori pengenalan scanner
- Cara memilih mesin scanner Electronic Document Management System (EDMS), konfigurasi dan Proses;
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
- Alat dan media penyimpanan (storage)
- Kompanen biaya pada implementasi EDMS
- Step by step operasional aplikasi EDMS
- Login admin
- Group management
- Security management
- User management
- Collection
- Pengaturan folder/tree system
- Pengaturan database dan folder image
- Report activity user
- Upload file dan upload otomatis
- Workflow documents system
- Category searching dan full text (content) searching
- Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
