Electronic Filing Implementation
Electronic Filing
KELAS TATAP MUKA   SCHEDULED
Microsoft Excel

Electronic Filing Implementation

Based on Document Regulation & ISO 9001

★★★★★

Instruktur Pelatihan

Pelatihan hanya akan dijalankan bila ada
lebih dari 2 pendaftar.
10-11 Juni 2021
08:30 - 16:00 WIB
Jakarta
Hotel Kuretakeso Kemang*
Hotel Blue Sky Petamburan*
Hotel Best Western Cawang*
*Tempat masih tentative.
Rp 5.225.000

*Harga tidak termasuk pajak

REGISTRASI

DESKRIPSI

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standard ISO 9001:2008.

Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

Tujuan Pelatihan

  • Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
  • Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  • Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
  • Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Memahami Records management system (RMS).
  • Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  • Memahami Electronic Filing System (EFS).
  • Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

Target Audiens

Staff atau leader yang bertanggung jawab dalam proses electronic filing document.

Metode Penyampaian

Terangkan-tunjukkan-lakukan, dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena akan diajak untuk langsung melakukannnya (25% Teori, 75% Praktek).

Outline Materi

  1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
    • Arsip Dinamis
    • Arsip Aktif
    • Arsip Inaktif
    • Arsip Vital
    • Arsip Statis
    • Unit Pengolah
    • Unit Kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip
    • Penyusutan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemberkasan
    • Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
  7. Records Management System (RMS).
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  9. Electronic filing system (EFS).
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan teks pada dokumen digital
    • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
    • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
    • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
  10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Fasilitas & Kelengkapan Pelatihan

  • Modul pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat pelatihan.
  • Lunch & coffee break.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.
  • Tidak termasuk penginapan dan transportasi.

Protokol Covid-19 Selama Pelatihan

Kewajiban peserta dan pengajar

  • Wajib menggunakan masker.
  • Wajib mencuci tangan secara berkala.
  • Wajib menjaga jarak.
  • Wajib memastikan diri tidak sedang mengalami gejala yang mengarah pada infeksi Covid-19 (misalnya, sedang demam atau batuk).

Kewajiban penyelenggara pelatihan

  • Memastikan ruangan dan perlengkapan pelatihan steril.
  • Menyediakan ruang kelas dengan kapasitas 50% dari biasanya.
  • Melakukan pengukuran suhu tubuh peserta sebelum memasuki hotel/tempat pelatihan.