Electronic Filing Implementation
Electronic Filing
Microsoft Excel

Electronic Filing Implementation

Based on Document Regulation & ISO 9001

TRAINER

Erawan Supriyatna

Associate Trainer

Lihat profil >

WAKTU

30 November - 1 Desember 2020

08:30 - 16:00 WIB

Jadwal berikutnya >

TEMPAT

Hotel Kuretakeso Kemang*
Hotel Blue Sky Petamburan*
Hotel Best Western Cawang*
*Tempat masih tentative.

Jakarta

HARGA

Rp 5.225.000 /peserta
Diskon khusus
*Semua harga belum termasuk PPN
BOOKING
  • Pelatihan ini masih menunggu jumlah minimum peserta terpenuhi.
  • Silahkan booking tempat terlebih dahulu untuk mendapatkan update kepastian training.

Deskripsi

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standard ISO 9001:2008.

Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

Tujuan Pelatihan

  • Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
  • Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  • Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
  • Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Memahami Records management system (RMS).
  • Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  • Memahami Electronic Filing System (EFS).
  • Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

Target Audiens

Staff atau leader yang bertanggung jawab dalam proses electronic filing document.

Metode Penyampaian

Terangkan-tunjukkan-lakukan, dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena akan diajak untuk langsung melakukannnya (25% Teori, 75% Praktek).

Outline Materi

  1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
    • Arsip Dinamis
    • Arsip Aktif
    • Arsip Inaktif
    • Arsip Vital
    • Arsip Statis
    • Unit Pengolah
    • Unit Kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip
    • Penyusutan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemberkasan
    • Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
  7. Records Management System (RMS).
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  9. Electronic filing system (EFS).
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan teks pada dokumen digital
    • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
    • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
    • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
  10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Fasilitas & Kelengkapan Training

  • Modul pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat pelatihan.
  • Lunch & coffee break.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.
  • Tidak termasuk penginapan dan transportasi.

Protokol Covid-19 Selama Pelatihan

Kewajiban peserta, pengajar, dan petugas lainya
  • Wajib menggunakan masker.
  • Wajib mencuci tangan secara berkala.
  • Wajib menjaga jarak.
Kewajiban penyelenggara pelatihan
  • Memastikan perlengkapan yang diterima peserta steril.
  • Menyediakan ruang kelas dengan kapasitas 50% dari biasanya.
  • Menyediakan hand sanitizer dan masker di ruang kelas.
  • Melakukan test suhu kepada peserta sebelum memasuki hotel.
  • Melakukan sterilisasi ruangan sebelum pelaksanaan pelatihan.
  • Menyediakan makan siang dan coffee break per orang, bukan dengan cara buffet/prasmanan.
Daftar Segera!
KLIK DI SINI