Electronic Filing Implementation with Microsoft Excel – HRD SPOT
Electronic Filing
KELAS ONLINE
RUNNING
Microsoft Excel

Electronic Filing Implementation with Microsoft Excel

Based on Document Regulation & ISO 9001

★★★★★

Instruktur Pelatihan

Kelas ini akan dijalankan bila sudah
terkumpul lebih dari 2 peserta.
13-14 Desember 2021
08:30 - 16:00 WIB
Jakarta
Hotel Kuretakeso Kemang*
Hotel Blue Sky Petamburan*
Hotel Best Western Cawang*
*Tempat masih tentative.
Rp 5.225.000

*Harga tidak termasuk pajak

B O O K I N G

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standard ISO 9001:2008.

Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

Tujuan Pelatihan

  • Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
  • Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  • Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
  • Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Memahami Records management system (RMS).
  • Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  • Memahami Electronic Filing System (EFS).
  • Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

Outline Materi

  1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
    • Arsip Dinamis
    • Arsip Aktif
    • Arsip Inaktif
    • Arsip Vital
    • Arsip Statis
    • Unit Pengolah
    • Unit Kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip
    • Penyusutan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemberkasan
    • Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
  7. Records Management System (RMS).
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  9. Electronic filing system (EFS).
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan teks pada dokumen digital
    • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
    • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
    • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
  10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Metode Pelatihan

Terangkan-tunjukkan-lakukan, dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena akan diajak untuk langsung melakukannnya (25% Teori, 75% Praktek).

Fasilitas Training

  • Modul pelatihan dan seminar kit.
  • Sertifikat pelatihan.
  • Lunch & coffee break.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.
  • Tidak termasuk penginapan dan transportasi.

Protokol Covid-19 Selama Pelatihan

Kewajiban peserta dan pengajar

  • Wajib menggunakan masker.
  • Wajib mencuci tangan secara berkala.
  • Wajib menjaga jarak.
  • Wajib memastikan diri tidak sedang mengalami gejala yang mengarah pada infeksi Covid-19 (misalnya, sedang demam atau batuk).

Kewajiban penyelenggara pelatihan

  • Memastikan ruangan dan perlengkapan pelatihan steril.
  • Menyediakan ruang kelas dengan kapasitas 50% dari biasanya.
  • Melakukan pengukuran suhu tubuh peserta sebelum memasuki hotel/tempat pelatihan.
Kuota minimal peserta telah terpenuhi,
kelas ini pasti berjalan sesuai jadwal.
6-7 Desember 2021
09.00-15.00 WIB
Tempat Pelatihan
Online by ZOOM
Rp 3.500.000

*Harga tidak termasuk pajak

B O O K I N G

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standard ISO 9001:2008.

Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

Tujuan Pelatihan

  • Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
  • Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  • Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
  • Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Memahami Records management system (RMS).
  • Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  • Memahami Electronic Filing System (EFS).
  • Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

Outline Materi

  1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
    • Arsip Dinamis
    • Arsip Aktif
    • Arsip Inaktif
    • Arsip Vital
    • Arsip Statis
    • Unit Pengolah
    • Unit Kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip
    • Penyusutan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemberkasan
    • Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
  7. Records Management System (RMS).
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  9. Electronic filing system (EFS).
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan teks pada dokumen digital
    • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
    • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
    • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
  10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Metode Penyampaian

  • Pembelajaran dengan metode video conference by Zoom.
  • Program berlangsung selama 2 hari, total durasi 10 jam.
  • Waktu pembelajaran pukul 09.00-15.00 WIB.
  • Materi disampaikan dengan pemaparan, tanya jawab, dan latihan.

Fasilitas Training

  • Modul pelatihan dalam bentuk softcopy.
  • Sertifikat pelatihan diberikan dalam bentuk e-certificate.
  • Bila membutuhkan sertifikat cetak, akan dikirimkan lewat jasa kurir.
  • Souvenir, selama persediaan masih ada.

Ketentuan Online Workshop

Apa yang harus disiapkan peserta?

  • Komputer/laptop yang mendukung kamera dan mikrofon.
  • Koneksi internet yang stabil.
  • Menyiapkan alat tulis untuk mencatat.

Bagaimana cara mengikutinya?

  • Pelatihan menggunakan aplikasi video conference, seperti Zoom, Google Meet, atau aplikasi sejenis.
  • Penyelenggara akan memberikan undangan kepada peserta terdaftar.
  • Lihat cara menggunakan aplikasi video conference di sini.

Ketentuan lainnya

  • Peserta tidak mematikan kamera selama pembelajaran berlangsung, kecuali atas arahan fasilitator.

Khusus untuk kebutuhan inhouse (minimal 10 peserta), silahkan isi formulir berikut :

Permintaan Proposal Inhouse