Pelatihan Manajemen Arsip

Mencari pelatihan manajemen arsip?

Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Seiring berjalannya waktu, jumlah arsip pasti akan menggunung.

Pada tingkat ini mulai diperlukan profesional dalam mengelola arsip, atau upgrade kompetensi staf yang ada.

Untuk menjawab tantangan tersebut, kami merancang pelatihan manajemen arsip untuk berbagai keperluan.

Daftar Pelatihan Manajemen Arsip

• Document Control and Filing System (2 hari)
• Filing System and Documentation (2 hari)
• Document Control and Digital Filing System (2 hari)
• Electronic Filing System and Document Management (2 hari)
• Electronic Filing Implementation with Microsoft Excel (2 hari)
• Digitalisasi Arsip dan Adminisrasi Dokumen (2 hari)
• Managing Office Filing System (2 hari)

Perkembangan manajemen arsip

Sebelum era komputerisasi dan internet, penyimpanan arsip masih seperti perpustakaan. Dimana dokumen disimpan dalam gudang atau filing cabinet dan “penjaga gudang” memegang katalognya. Pengguna arsip harus melihat katalog untuk menemukan arsip yang dicari.

Namun di era digital ini pencarian arsip jauh lebih mudah. Siapapun bisa mengakses arsip perusahaan bahkan dari tempat yang jauh. Karena arsip bisa disimpan dalam bentuk digital dan ditelusuri secara online.

Ke depannya akan semakin banyak dokumen yang berupa berkas digital. Menghadapi kenyataan ini, mau tidak mau perusahaan harus memiliki kemampuan manajemen arsip digital.

Mengelola arsip digital

Bagaimana berpindah dari sistem pengarsipan konvensional ke sistem pengarsipan digital?

Ada dua cara, pertama hanya membuat digital filing system, persis seperti katalog dalam bentuk digital. Kedua, selain membuat digital filing system juga mengkonversi berkas dokumen fisik ke dalam media digital. Cara yang kedua ini cukup mahal dan tak mudah.

Mengubah tumpukan arsip fisik menjadi berkas digital atau digitalisasi arsip adalah proyek strategis yang membutuhkan ketelitian. Jika dilakukan asal pindai, Anda hanya akan memindahkan “sampah fisik” menjadi “sampah digital” yang sulit dicari.

Beberapa perusahaan besar menggunakan langkah-langkah sistematis sebagai berikut:

• Persiapan. Mungkin tidak semua arsip fisik diubah menjadi digital, cukup lakukan untuk dokumen-dokumen strategis yang masih aktif digunakan. Di sini perlu pemilahan yang benar-benar teliti. Cek retensi dokumennya, bagi dokumen yang telah kaduluwarsa sebaiknya tidak ikut dikonversi untuk menghemat bandwith dan memory penyimpanan.
• Penentuan standar digital. Tentukan jenis berkas yang akan dipakai dalam sistem digital, misalnya PDF untuk teks, JPG untuk gambar, dll. Tetapkan juga standar resolusi untuk gambar dan video, jangan terlalu minimal agar bisa mengikuti perkembangan teknologi di masa yang akan datang. Tapi perhatikan juga anggaran, semakin baik kualitas berkas tentu akan semakin mahal biaya operasionalnya.
• Proses pemindaian. Gunakan mesin pemindai yang mendukung teknologi Optical Character Recognition (OCR), teknologi untuk mendeteksi teks dalam sebuah gambar. Dengan teknologi tersebut, Anda bisa memindai gambar dokumen menjadi teks yang bisa dibaca mesin. Ini sangat berguna agar dokumen bisa ditelusuri dengan memasukan kata kunci terkait isi dokumen tersebut. Misalnya, nomor kontrak atau kata kunci tertentu yang ada dalam isi dokumen.
• Pemberian indeks dan meta data. Nah ini bagian yang teramat penting. Dokumen digital tanpa penjelasan meta data akan susah dicari. Meta data bisa berisi penomoran dokumen, tanggal dokumen, judul, pemilik, dan deskripsi lainnya.
• Penyimpan dan backup. Tentukan medium tempat penyimpanan berkas-berkas digital tersebut. Pilihannya bisa server internal atau menggunakan layanan cloud. Tentukan juga metode backup-nya, baik itu backup reguler maupun backup manual.

Arsitektur penyimpanan arsip digital

Mendesain arsitektur folder penyimpanan arsip digital seperti membuat peta yang logis. Prinsip utamanya adalah hierarki dan konsistensi. Jangan biarkan karyawan membuat folder berdasarkan kemauan sendiri.

Berikut praktik terbaik dalam menyimpan arsip digital:

1. Gunakan struktur top down

Bagi folder berdasarkan struktur kerja yang ada di perusahaan, misalnya berdasarkan nama departemen atau divisi. Kemudian berikan prefix penomoran di awal nama folder. Secara umum, komputer akan mengurutkan folder berdasarkan abjad. Penomoran berguna untuk mengatur urutan tersebut.

01_Legal
02_Finance
03_Marketing
...

2. Kedalaman folder

Jangan biarkan tiap divisi menyimpan berkas secara bebas. Atau kedalaman folder, karena folder yang terlalu bertingkat akan menyulitkan pencarian.

Sebagai best practice, tentukan maksimal 4 level folder. Misalnya, sub folder dibagi ke dalam kategori penanggalan.

Level 1: Departemen (03_Finance)
Level 2: Kategori (Misal, invoices atau kwitansi)
Level 3: Tahun
Level 4: Bulan

3. Standarisasi nama berkas

Nama berkas sangat krusial agar berkas dapat ditelusuri dengan mudah. Gunakan format ISO Date (YYYYMMDD) agar file tersusun otomatis berdasarkan waktu.

Contoh:

[Tanggal]_[Kategori]_[NamaDokumen]_[Versi]

Buruk: kontrak_baru_final_banget.pdf
Bagus: 20240213_KTR_Pelatihan-CS_v01.pdf

4. Keamanan dan hak akses

Dalam organisasi besar, mungkin tidak semua orang bisa mengakses semua berkas dokumen. Maka lakukan perlindungan dengan menetapkan siapa saja yang berhak mengakses dokumen apa.