Pentingnya Manajemen Arsip bagi Perusahaan

Pentingnya Manajemen Arsip bagi Perusahaan

Pelatihan Manajemen Arsip

Setiap organisasi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Manajemen arsip diperlukan untuk mengatur jumlah arsip yang besar agar bisa diakses dengan efisien dan efektif.

Pada tingkat tertentu, arsip perusahaan tidak bisa lagi dikelola oleh masing-masing divisi. Perlu ada bagian tersendiri untuk mengelola semua data penting perusahaan. Bila sudah pada kondisi demikian, pengelolaan arsip harus menerapkan manajemen arsip.

Tugas manajemen arsip adalah menyusun data perusahaan dari awal berdiri sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan dari setiap keputusan atau aturan dari satu perusahaan. Arsip bisa berisi data keuangan, data karyawan dan data lainnya.

Lihat juga: Topik pelatihan terkait manajemen arsip

Tujuan Manajemen Arsip

  • Mencatat kebijakan atau keputusan dari satu perusahaan secara efektif dan komprehensif.
  • Mengetahui berapa banyak jumlah arsip yang dimiliki.
  • Mengatur bagaimana mekanisme kerja dari satu perusahaan melalui arsip tersebut.
  • Membuat satu sistem kebijakan menjadi lebih praktis karena menggunakan berbagai macam kemajuan teknologi.
  • Menyimpan history dari satu perusahaan dengan baik.

Fungsi Manajemen Arsip

  • Melakukan rencana awal, lalu mengatur organisasi, lalu melakukan pengarahan, sehingga kinerja perusahaan bisa diawasi dengan baik.
  • Setelah menyimpan arsip arsip tersebut, anda harus mengelola data tersebut dengan baik.
  • Kegiatan ini terdiri dari identifikasi hingga pemulihan data.

Peran Teknologi

Dalam manajemen arsip modern, teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting. Teknologi informasi membuat penyimpanan dan pengambilan arsip lebih cepat dan lebih murah. Beberapa keuntungan dalam manajemen arsip, diantaranya:

  • Tidak menghamburkan jumlah kertas yang ada. Sistem komputasi menjadikan arsip bisa disimpan dalam satu tempat dan bisa dilihat kapan saja. Jika anda masih menggunakan cara lama, penyusunan arsip tersebut harus menggunakan cara manual. Dimana dibutuhkan ruangan besar, atau lemari untuk menyimpan data tersebut.
  • Jika data tersebut hilang atau dicuri, maka akan sedikit sulit untuk mencari penggantinya. Selain itu dengan majunya sistem pengetikan yang ada, anda diuntungkan dalam menyusun harus seperti apa data perusahaan.
  • Bisa dengan mudah dijadikan sebagai acuan dalam peforma suatu perusahaan. Karena dengan melihat perkembangan arsip, anda sendiri bisa menilai tingkat kemajuan perusahaan.

Saat ini ada lebih dari 350 event training & workshop terjadwal

Lihat di sini